Super ShotGun

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AliENS propose un service nommé Super ShotGun pour faire des shotguns.

Un shotgun est un évènement court (souvent quelques heures ou jours) pendant lequel un grand nombre de participant·e·s tentent de s'inscrire le plus rapidement possible dans des groupes. L'évènement commence à une heure précise. Dès que l'évènement a commencé, chaque participant·e peut voir tous les groupes, voir dans quels groupes les autres participant·e·s sont inscrit·e·s, et s'inscrire à un groupe. Chaque groupe a une limite de participant·e·s.

Par exemple, lors des années 2023, 2024 et 2025, le BDE s'est assocé avec AliENS pour mettre en place Super ShotGun pour l'inscription des participant·e·s du week-end d'intégration (WEI) aux bus et bengalows.

== Procédure pour les association ==demandes,

Si vous souhaitez organiser un shotgun, voici ce que vous devez préparer pour AliENS.

Dans le passé, AliENS a souvent été prévenu tard pour l'organisation des shotguns ce qui était stressant pour les membres d'AliENS qui s'occupe de son installation. Nous aimerions commencer à discuter avec vous à l'avance, par exemple au moins 2 semaines à l'avance.

Avant le shotgun

Les participant·e·s

Les participant·e·s se connecteront au shotgun en passant par AliENS Auth. Avoir une seule base de donnée de tous les utilisateur·ices des services AliENS est plus simple pour AliENS, et permet aux participant·e·s de modifier leur prénom, nom et adresse mail elleux-mêmes.

Cela implique que tous les participant·e·s doivent avoir un compte sur AliENS Auth. Il y a deux possibilités pour avoir un compte sur AliENS Auth :

Les personnes ayant un identifiant CAS ENS de Lyon (étudiant·e·s, élèves, auditeurices, …) peuvent l'utiliser pour créer un compte AliENS Auth en cliquant sur le bouton « ENS de Lyon » sur la page de connexion : c'est comme cela que les non-exté·e·s s'identifieront.
Pour les exté·e·s, AliENS doit manuellement créer les comptes. Vous devez pensez à demander à AliENS de créer les comptes pour les exté·e·s à l'avance, sans quoi iels ne pourraient pas participer au shotgun !

Votre premier objectif est d'envoyer à AliENS une liste des adresses mail et/ou noms d'utilisateur·ices des comptes AliENS Auth qui pourront accéder au shotgun. Cette page permet de voir et modifier l'adresse mail et le nom d'utilisateur·ice de son compte AliENS Auth. Pour les ext·é·s, contactez AliENS pour leur créer un compte.

Les groupes

Le terme groupe désigne ce dans quoi les participant·e·s vont s'inscrire. Par exemple, ce sont les bus ou les bengalows pour le WEI.

Votre second objectif constiste à envoyer à AliENS la liste de groupes (bungalows, bus, …). Il nous faut savoir leur noms, leur capacité maximale et une description ou des notes additionnelles (facultative). Il est possible de pré-enregistrer des utilisateur·ices dans un groupe avant de lancer l'événement : donnez nous les adresses mail et/ou noms d'utilisateur·ices le cas échéant. Par exemple, il est possible de réserver des places de bungalows à l'avance pour des demandes particulières. Pour d'autres modifications du site, contactez-nous en avance.