Super ShotGun

AliENS propose le service Super ShotGun pour organiser des shotguns.

Un shotgun est un court évènement (souvent quelques heures ou jours) pendant lequel un grand nombre de participant·es tentent de s'inscrire le plus rapidement possible dans des groupes. Le shotgun ouvre à une heure précise. Dès que le shotgun est ouvert, chaque participant·e peut voir tous les groupes, voir dans quels groupes les autres participant·es sont inscrit·es, et s'inscrire à un groupe. Chaque groupe a une limite de participant·es.

Lors des années 2022 à 2024, le BDE s'est associé avec AliENS pour mettre en place Super ShotGun pour l'inscription des participant·es aux bus et bungalows du week-end d'intégration (WEI).

Procédure pour les associations

Si vous souhaitez organiser un shotgun, voici ce que vous devez préparer à envoyer à AliENS.

N'hésitez pas à demander de l'aide à AliENS si quelque chose n'est pas clair ou vous semble trop compliqué. N'hésitez pas à poser des questions à AliENS. N'hésitez pas à demander des changements.

Dans le passé, AliENS a souvent été prévenu tard pour l'organisation des shotguns. C'était stressant. Nous aimerions commencer à discuter avec vous au moins deux semaines avant l'ouverture du shotgun.

Avant le shotgun

Les participant·es

Les participant·es se connecteront au shotgun en passant par AliENS Auth. C'est plus simple pour AliENS et permet aux participant·es de modifier leur prénom, nom et adresse mail elleux-mêmes sur cette page.

Il y a deux façons d'avoir un compte sur AliENS Auth :

1. Les personnes ayant un identifiant CAS ENS de Lyon (étudiant·es, élèves, auditeurices, …) l'utilisent pour créer leur compte AliENS Auth en cliquant sur le bouton ENS de Lyon sur la page de connexion d'un service AliENS dont le shotgun. Par défaut, l'adresse mail associée à leur compte AliENS Auth est l'adresse mail ENS de Lyon.
2. AliENS crée manuellement les comptes AliENS Auth pour les exté·es.

Votre premier objectif est d'envoyer à AliENS :

• La liste des noms, prénoms et adresses mail des participant·es exté·es. AliENS leur créera un compte AliENS Auth, leur enverra un mail contenant un mot de passe temporaire à utiliser pour leur première connexion, et donnera au nouveau compte l'accès au shotgun.
• La liste des adresses mail des comptes AliENS Auth des participant·es non exté·es. Seul·es les utilisateurices non exté·es ayant un compte AliENS Auth avec une adresse mail dans cette liste pourront accéder au shotgun. Les participant·es peuvent vérifier que l'adresse mail de leur compte AliENS Auth est bien la bonne et la modifier si ce n'est pas le cas sur cette page.

Les administrateurices

Votre deuxième objectif est d'envoyer à AliENS la liste des adresses mail ou noms d'utilisateurices des comptes AliENS Auth des administrateurices du shotgun. Iels pourront par exemple forcer l'inscription ou la désinscription d'un·e participant·e dans un groupe.

Les groupes

Le terme groupe désigne ce dans quoi les participant·es vont s'inscrire. Par exemple, ce sont les bus ou les bungalows pour le WEI.

Votre troisième objectif est d'envoyer à AliENS la liste de groupes (bungalows, bus, …). Il nous faut savoir leur nom, leur capacité et un texte de présentation qui sera affiché quand on entre dans les détails du groupe (facultatif). Il est possible de préinscrire des participant·es dans un groupe avant d'ouvrir le shotgun : envoyez nous les adresses mail et/ou noms d'utilisateurices des comptes AliENS Auth le cas échéant.

Pendant le shotgun

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