La Trésorerie d'Association

Avant toute chose, cette a pour but de présenter les généralités sur la trésorerie de l'Association. Ces généralités peuvent être contredites par les statuts et règlements de vos associations, ou par l'usage.

La trésorerie ne décide pas

La trésorerie n'a le droit d'effectuer un encaissement, un virement, un paiement si et seulement si elle en a été autorisé par une autre instance de l'association (que ce soit l'Assemblée Générale, un conseil de bureau ou d'administration).

Une exception à cette règle sont les affaires courantes, c'est à dire les contrats déjà passés par l'association. Cela contient les contrats bancaires, d'assurances, d'adhésion (et donc les paiements réguliers qui en découlent), ou alors les règlements des dettes ou le recouvrement des créances à d'autres entités (par exemple, une fois que l'instance de l'association a validé la participation à la Plaquette Oméga, la trésorerie peut régler la facture de la Plaquette Oméga qui en découlera une fois qu'elle aura été envoyée).

Dans tous les cas, vous devez à tout moment pouvoir justifier

À qui vous faîtes le virement (la personne vous a transmis la facture par exemple)
Pourquoi vous faîtes le virement (y a t'il une décision d'une instance de votre association qui autorise la dépense, est-ce que elle fait partie d'un budget voté préalablement, etc)

Que fait la trésorerie

Ok. La trésorerie a accès au compte bancaire de, et tout l'argent qu'il y a dessus, ainsi que les caisses de liquide qu'il y a. Vous pouvez passez vous doigts dans les pièces et ressentir la richesse (enfin, ça dépend de l'asso)

Mais y a t'il plus à votre tache. Vous vous doutez bien que la réponse est oui. Les prérogatives de la trésorerie sont définies par les statuts et l'usage, mais c'est généralement plus que simplement avoir accès aux soussous.

La première chose est que vous devez tenir compte de l'argent auquel vous avez accès (combien il y a dans les caisses et sur le compte bancaire), mais également de l'argent auquel vous n'avez PAS accès, comme les créances (quand on vous doit de l'argent) et les dettes (quand vous devez de l'argent). Vous devez pouvoir tenir cette vision dans le futur (savoir quelles échéances de paiement ont été contractées, par exemple les coûts bancaires et d'assurance qui tombent généralement mensuellement, les frais d'adhésions qui seront renouvelés automatiquement, etc).

Vous devez également garder trace du matériel (consommable et non consommable de l'association). Si des boissons/de la nourriture a été achetée pour un évènement, et qu'il en reste, c'est généralement dans les prérogatives d'avoir une trace de quelle quantité de quels produits sont possédés. De la même façon, si vous achetez des outils, par exemple un TPE, un chalumeau, un porte-palette, ou que sais-je, c'est généralement la trésorerie qui est censée garder une trace de OU est le matériel, COMBIEN il vaut, QUAND périme-t-il si il périme. Ce paragraphe s'applique également au matériel/consommables qui auraient été loués à un tiers, que ce soit gratuitement ou non.

Enfin, la trésorerie est généralement la personne à laquelle on demande d'établir des budgets, afin de pouvoir éclaircir les décisions prises. Ça ne signifie pas qu'il faut impérativement qu'elle connaisse «la valeur de l'argent», mais ça signifie qu'il faut être capable de rechercher le coût des choses, établir des devis si l'information n'est pas disponible. Elle doit conseiller les prises de décision afin d'éviter que l'association se mette en danger financièrement maintenant ou dans le futur. Elle doit proposer éventuellement des sources de financement alternatives dans les budgets, par exemple en se renseignant sur les subvention qu'il est possible de demander.

Bilan Annuel de Trésorerie

Généralement, les statuts stipulent que les personnes responsables de la trésorerie doivent présenter aux assemblées générales ordinaires un bilan de trésorerie à la fin de leur mandat. C'est quelque chose qui est fait dans toutes les structures juridiques. Ça permet à la fois de vérifier que la trésorerie n'a pas fait n'importe quoi avec l'argent de l'association pendant son mandat, mais ça permet également aux éventuellement nouvelles personnes qui reprennent la trésorerie d'avoir un document clair indiquant l'état des finances de l'association.

En soi, vous pouvez gérer votre trésorerie comme vous voulez, vous pouvez ne pas regarder l'état de tous les comptes bancaires, tant que votre bilan de trésorerie est béton (regardez quand-même vos comptes en vrai)

Comptabilité vs Trésorerie

Peut-être la chose la plus importante à retenir est la différence entre la comptabilité et la trésorerie. Ces deux notions doivent être parfaitement distinguées dans votre bilan trésorerie (et de préférence, elles doivent être séparées dans votre tête).

La trésorerie, c'est l'argent que vous pouvez dépenser immédiatement. C'est le montant que vous avez sur votre compte bancaire, et dans les caisses.

La comptabilité, c'est l'argent que vous pouvez dépenser théoriquement. C'est à dire si une autre entité vous doit 1000€, ça compte comme de l'argent comptable.

Voici quelques exemples pour aider à comprendre la différence:

La fédé vous annonce qu'elle a collecté 500€ d'adhésions. Le virement sera effectué dans un mois, à la fermeture de Jacqueline En terme comptable, vous avez gagné 500€, mais en terme de trésorerie, l'état de vos comptes n'a pas changé
Vous avez besoin pour un gros évènement de payer en avance une attraction à 1000€. Vous espérez gagner cet argent en vente de billet, mais vous n'avez pour l'instant pas commencé à les vendre. La fédé vous fait un prêt de 1000€. Votre trésorerie a donc augmenté de 1000€, mais votre comptabilité n'a pas bougée (vous avez gagné 1000€ et «perdu» un dette de 1000€, donc total 0€)
Vous payez votre assurance avec des échéances trimestrielles, mais une facturation annuelle. C'est à dire que vous avez chaque année une facture de 120€, et tous les trois mois, l'assurance vous prélève de 30€. Pour la trésorerie, vous perdez tous les trois mois 30€ (la trésorerie c'est ce qu'il y a sur votre compte bancaire) Pour la comptabilité, vous avez une dette de 120€ au début de l'année auprès de l'assurance, puis tous les trois mois, votre dette diminue de 30€, mais votre argent aussi, donc la comptabilité ne bouge plus
Une personne paye des 10€ d'adhésion directement auprès d'une personne de la trésorerie. La trésorerie et la comptabilité sont toutes les deux à +10€ en même temps.

Une autre formulation de la différence est de dire que la comptabilité se met à jour lorsque vous gagnez ou perdez de l'argent (par un paiement, un encaissement, des promesses d'argent), et la trésorerie se met à jour lorsque de l'argent est tombé sur les comptes bancaires

Bilan Annuel de Trésorerie

Le bilan annuel de trésorerie, comme son nom l'indique, doit impérativement faire apparaître la ... comptabilité de l'association.

Vous pouvez bien sûr faire apparaître dans ce bilan combien d'argent il y a sur les comptes, mais la partie importante est de savoir combien d'argent as-t-on gagné ou perdu sur le mandat.

Le bilan fait donc apparaître toutes les opérations comptables qui ont eu lieu pendant le mandat. Et par opération comptable, je signifie que tout doit être indiqué quand bien même l'argent n'est par arrivé/n'est pas parti du compte.

Alors bien sûr, c'est mieux de regrouper ces opérations par poste de dépense, par évènement, ou par ce que vous voulez pour faciliter la lecture. Par exemple, n'indiquez pas individuellement chaque adhésions, mais indiquez par contre le montant total récupéré par les adhésions.

À la fin de la liste des opérations, le total d'argent reçu/perdu s'appelle le résultat de l'exercice financier. Il est positif si l'assos a gagné de l'argent, et négatif si elle en a perdu. Vous pouvez bien évidemment faire des sous-totaux des grandes catégories, par exemple pour avoir une vision de quels évènements on rapporté / fait perdre combien d'argent.

Ensuite, vous devez faire apparaître le résultat total de l'asso (qui doit être la somme des sous-totaux logiquement)

Enfin, la dernière étape est de rajouter ce résultat au montant remis à nouveau lors du dernier exercice financier. Cela vous fait le nouveau montant remis à nouveau pour votre exercice financier.

Comprenez ce montant remis à nouveau comme «l'argent qu'a comptablement l'association à la fin de l'exercice financier». C'est pour ça que en ajoutant l'argent gagné pendant l'année (ou en enlevant l'argent perdu pendant l'année), on obtient le montant que possède (toujours comptablement) l'association à la fin du nouvel exercice financier.

Le tableau magique

Une bonne idée à faire apparaître dans votre bilan est le tableau magique Actif/Passif. Il s'agit d'un tableau qui liste les actifs et les passif de l'association, et les théorèmes magiques nous disent que les deux colonnes de ce tableau doivent être égales.

Voici le tableau:


Actifs	Passifs
Trésorerie l'argent qu'il y a sur les comptes et dans les caisses	Remis à nouveau le montant remis à nouveau lors du dernier bilan financier
Créances l'argent qu'on vous doit	Dettes l'argent que vous devez
Résultat l'argent qui a été gagné/perdu pendant le mandat

La magie veut que la somme de ces deux colonnes doit être la même. Si ça n'est pas le cas, c'est qu'un de vos montants n'est pas correct !

Exemples de bilans financiers

Voici plusieurs exemples de bilans financiers pour vous montrer les formats. Les sources LaTeX ou Typst sont également disponibles

FAENSL 2022/2023 (pdf) (tex)
ENvertS 2022/2023 (pdf) (tex)