Réservation de salles

Réservation de salles pour les associations étudiantes

Instructions générales

Si vous souhaitez réserver une salle pendant seulement quelques heures, envoyez un mail à fede.logistique@voussavezquoi.fr depuis votre adresse de l'ENS, au moins 9 jours à l'avance pour les réunions et 3 semaines et deux jours à l'avance pour les autres évènements.

Vous devez indiquer les informations suivantes :

• Caractéristiques de la salle souhaitée (Monod/Descartes, taille), ou son numéro,
• La date et les heures de début et de fin,
• Type de réservation (réunion, AG, ...),
• Nombre de personnes attendues
• Nom de l'association, club, ou collectif,
• Responsable de la réservation (si ce n'est pas vous),

De préférence, indiquez aussi le nom de l'asso et la date dans l'objet du mail.

Concernant les réservations conséquentes

Si vous souhaitez réserver beaucoup de salles, ou pendant une longue durée, ou que c'est une réservation récurrente, les mêmes instructions que précédemment s'appliquent, mais j'apprécie fortement que vous fassiez la demande au moins deux semaines à l'avance, pour me permettre de chercher des salles et d'en discuter avec Coordination Manifestations (le service chargé des réservations). Prévoyez aussi du temps pour que l'on puisse discuter si il n'y a pas de salle qui vous convient parfaitement.

Déclarations d'évènements

Si vous accueillez du public extérieur ou que vous utilisez la salle pour autre chose qu'une réunion/Assemblée Générale, il faut que vous remplissiez la fiche d'autorisation d'évènement et que vous l'envoyiez à dgs@vous-savez-quoi.fr. Attention, cette demande est à faire trois semaines à l'avance.

Si vous n'accueillez pas de public extérieur mais que vous faites de la communication autour de votre évènement (par exemple pour une AG), c'est aussi fortement recommandé.