La Trésorerie d'Association

Avant toute chose, cette a pour but de présenter les généralités sur la trésorerie de l'Association. Ces généralités peuvent être contredites par les statuts et règlements de vos associations, ou par l'usage.

La trésorerie ne décide pas

La trésorerie n'a le droit d'effectuer un encaissement, un virement, un paiement si et seulement si elle en a été autorisé par une autre instance de l'association (que ce soit l'Assemblée Générale, un conseil de bureau ou d'administration).

Une exception à cette règle sont les affaires courantes, c'est à dire les contrats déjà passés par l'association. Cela contient les contrats bancaires, d'assurances, d'adhésion (et donc les paiements réguliers qui en découlent), ou alors les règlements des dettes ou le recouvrement des créances à d'autres entités (par exemple, une fois que l'instance de l'association a validé la participation à la Plaquette Oméga, la trésorerie peut régler la facture de la Plaquette Oméga qui en découlera une fois qu'elle aura été envoyée).

Dans tous les cas, vous devez à tout moment pouvoir justifier

• À qui vous faîtes le virement (la personne vous a transmis la facture par exemple)
• Pourquoi vous faîtes le virement (y a t'il une décision d'une instance de votre association qui autorise la dépense, est-ce que elle fait partie d'un budget voté préalablement, etc)

Que fait la trésorerie

Ok. La trésorerie a accès au compte bancaire de, et tout l'argent qu'il y a dessus, ainsi que les caisses de liquide qu'il y a. Vous pouvez passez vous doigts dans les pièces et ressentir la richesse (enfin, ça dépend de l'asso)

Mais y a t'il plus à votre tache. Vous vous doutez bien que la réponse est oui. Les prérogatives de la trésorerie sont définies par les statuts et l'usage, mais c'est généralement plus que simplement avoir accès aux soussous.

La première chose est que vous devez tenir compte de l'argent auquel vous avez accès (combien il y a dans les caisses et sur le compte bancaire), mais également de l'argent auquel vous n'avez PAS accès, comme les créances (quand on vous doit de l'argent) et les dettes (quand vous devez de l'argent). Vous devez pouvoir tenir cette vision dans le futur (savoir quelles échéances de paiement ont été contractées, par exemple les coûts bancaires et d'assurance qui tombent généralement mensuellement, les frais d'adhésions qui seront renouvelés automatiquement, etc).

Vous devez également garder trace du matériel (consommable et non consommable de l'association). Si des boissons/de la nourriture a été achetée pour un évènement, et qu'il en reste, c'est généralement dans les prérogatives d'avoir une trace de quelle quantité de quels produits sont possédés. De la même façon, si vous achetez des outils, par exemple un TPE, un chalumeau, un porte-palette, ou que sais-je, c'est généralement la trésorerie qui est censée garder une trace de OU est le matériel, COMBIEN il vaut, QUAND périme-t-il si il périme. Ce paragraphe s'applique également au matériel/consommables qui auraient été loués à un tiers, que ce soit gratuitement ou non.

Enfin, la trésorerie est généralement la personne à laquelle on demande d'établir des budgets, afin de pouvoir éclaircir les décisions prises. Ça ne signifie pas qu'il faut impérativement qu'elle connaisse «la valeur de l'argent», mais ça signifie qu'il faut être capable de rechercher le coût des choses, établir des devis si l'information n'est pas disponible. Elle doit conseiller les prises de décision afin d'éviter que l'association se mette en danger financièrement maintenant ou dans le futur. Elle doit proposer éventuellement des sources de financement alternatives dans les budgets, par exemple en se renseignant sur les subvention qu'il est possible de demander.