Trésorerie (association)

Qui doit avoir accès aux comptes ?

Le moins de gens possible. Typiquement, le trésorier et le président, et pour les grosses associations, un éventuel trésorier adjoint. Cela permet au trésorier de savoir précisément quelles sont les dépenses.

Faire les comptes

Tout d’abord, le trésorier doit pouvoir connaître à tout moment les liquidités disponibles dans le local associatif. Le plus simple pour faire les compte est d’utiliser un tableur, avec une feuille par mois. Sur chaque feuille, on note la nature de l’opération, le montant bien sûr, mais aussi la date à laquelle on a effectué cette action. On peut aussi envisager un code couleur, pratique pour les encaissements différés (les paiements par chèques entre autre : rouge = non encaissé, noir = effectué).

Il est aussi pratique d’avoir, dans le même tableur, le budget prévisionnel de l’année, à côté duquel on place le budget "effectif", c’est-à-dire ce qui a réellement été dépensé dans la ligne budgétaire correspondante. Idéalement, chaque opération au cours des mois de l’année doit se retrouver dans une ligne du budget effectif. L’objectif est double :

• Faciliter le bilan présenté en Assemblée générale à la fin de l’année,
• Savoir ce qu’il reste sur chaque ligne budgétaire, et ajuster si besoin.

Par ailleurs, il faut bien conserver tous les papiers ayant trait à la trésorerie : les factures (obligatoires pour CHAQUE opération), les relevés de banque, les talons de chèque... On peut utiliser un classeur, avec un intercalaire par mois de l’année par exemple. Pour les tickets de caisse il est préférable de faire une photocopie pour éviter que l’encre ne s’efface. Les documents comptables (documents bancaires ainsi que tout ce qui les justifient) se conservent pendant 10 ans (en cas de contrôle). Une numérotation des factures est aussi une bonne chose pour les retrouver facilement et ça permet une certaine continuité dans la comptabilité des associations (mais c’est peut-être idyllique). Par exemple, on peut utiliser 2014/01 pour la première facture reçue dans l’année 2014.

Enfin, il est impératif de contrôler l’état des comptes, en faisant correspondre toutes les entrées sur les relevés bancaires (ou sur Internet) aux entrées dans le tableur.

Les remboursements

Tout remboursement se fait uniquement sur facture. D’une part, c’est obligatoire légalement. Ensuite, c’est plus facile pour faire la comptabilité ensuite !

Paiements en liquide

Les paiements en liquide posent en général problème, puisqu’ils sont intraçables. Avec Adeline, c’est devenu plus facile. Il est cependant plus sûr de conserver une feuille où sont inscrits les paiements en liquide.

Le remboursement pose problème dans certains cas (quelqu’un a donné trop en chèque par exemple, il est plus simple de rembourser en liquide, ou alors le trésorier n’est pas là à ce moment). En début d’année, il faut bien prendre le temps d’imposer une méthode à l’équipe associative : par exemple, toute prise de liquide doit être accompagnée d’informations exhaustives, du genre : à qui on rembourse ? Pourquoi ? D’où vient l’argent ? Avec une seule notation, que le trésorier impose. Tout remboursement en liquide doit se faire en théorie avec un récépissé signé par le receveur.

Conservation de l’argent

Il arrive parfois qu’il y ait une grosse arrivée d’argent en même temps (WEI, séjour AS, ...). En règle générale, on encaisse le plus vite possible après l’événement (on n’est jamais à l’abri d’une annulation). Cependant, conserver de l’argent dans un local est en général une mauvaise idée. Il faut penser à investir dans un coffre fort pour les grosses associations, ou alors conserver chez soi. On perd en flexibilité, mais on évite les vols !

Les contacts

Au niveau de l’école, le budget des associations est géré par Wafaa Fawzi. Deux deadlines :

• Vers octobre, il vous sera demandé le budget prévisionnel de l’année civile suivante, et le bilan de l’année écoulée, ceci pour pouvoir attribuer la subvention de l’école. Il faut alors voir avec votre prédécesseur, pour remplir au mieux le tableau envoyé par la Scolarité.
• Vers juin, une réunion est organisée entre les associations (représentées par leur Président et leur Trésorier) et l’administration (le Directeur des Études) pour présenter un budget, et indiquer l’utilisation des subventions de l’École.

Pour la banque, il est très important de prendre contact très vite avec le conseiller qui s’occupe de votre association en début de mandat. Par ailleurs, réfléchissez avant la passation avec vos successeurs à une date pour prendre un rendez-vous afin de changer les signatures sur les chéquiers et les pouvoirs sur le compte. Il faut faire "vite", ne pas avoir la main sur le compte est extrêmement handicapant ! Pour la passation de signatures à la banque, il faut apporter au moins le PV de l’AG avec la mention du changement de bureau ou mieux le récépissé de la préfecture attestant le changement de bureau. Enfin, n’hésitez pas à demander de l’aide à vos prédécesseurs, ou à la Fédération, pour les questions concernant le budget : ils se sont probablement déjà posé les mêmes questions, et y réfléchir à deux est toujours mieux !