« Réservation de salles » : différence entre les versions
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== Instructions générales == | == Instructions générales == | ||
Si vous souhaitez réserver une salle pendant seulement quelques heures, envoyez un mail à [mailto:fede.logistique@ens-lyon.fr fede.logistique@ens-lyon.fr] depuis votre adresse de l'ENS, '''au moins 9 jours à l'avance'''. | |||
Si vous souhaitez réserver une salle pendant seulement quelques heures, envoyez un mail à | |||
Vous devez indiquer les informations suivantes : | Vous devez indiquer les informations suivantes : | ||
* Caractéristiques de la salle souhaitée (Monod/Descartes, taille), ou son numéro, | * Caractéristiques de la salle souhaitée (Monod/Descartes, taille), ou son numéro, | ||
* La date et les heures de début et de fin | * La date et les heures de début et de fin, | ||
* Type de réservation (réunion, AG, ...), | * Type de réservation (réunion, AG, ...), | ||
* Nombre de personnes attendues | |||
* Nom de l'association, club, ou collectif, | * Nom de l'association, club, ou collectif, | ||
* Responsable de la réservation (si ce n'est pas vous), | * Responsable de la réservation (si ce n'est pas vous), | ||
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== Concernant les réservations conséquentes == | == Concernant les réservations conséquentes == | ||
Si vous souhaitez réserver beaucoup de salles, ou pendant une longue durée, ou que c'est une réservation récurrente, les mêmes instructions que précédemment s'appliquent, mais j'apprécie fortement que vous fassiez la demande au moins deux semaines à l'avance, pour me permettre de chercher des salles et d'en discuter avec Coordination Manifestations (le service chargé des réservations). Prévoyez aussi du temps pour que l'on puisse discuter si il n'y a pas de salle qui vous convient parfaitement. | Si vous souhaitez réserver beaucoup de salles, ou pendant une longue durée, ou que c'est une réservation récurrente, les mêmes instructions que précédemment s'appliquent, mais j'apprécie fortement que vous fassiez la demande au moins deux semaines à l'avance, pour me permettre de chercher des salles et d'en discuter avec Coordination Manifestations (le service chargé des réservations). Prévoyez aussi du temps pour que l'on puisse discuter si il n'y a pas de salle qui vous convient parfaitement. | ||
== Déclarations d'évènements == | == Déclarations d'évènements == | ||
Si vous utilisez la salle pour autre chose qu'une réunion (ou que votre réunion accueille du public extérieur), il faut que vous remplissiez la déclaration d'événement [[File:associatif--declaration_d_evenement.pdf|class=align-center|[pdf]]] [[File:associatif--declaration_d_evenement.odt|class=align-center|[odt]]] et que vous l'envoyiez à [mailto:dgs@ens-lyon.fr dgs@ens-lyon.fr]. Attention, cette demande est à faire '''dix jours à l'avance'''. | |||
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Si vous n'accueillez pas de public extérieur mais que vous faites de la communication autour de votre évènement (par exemple pour une AG), c'est aussi fortement recommandé. | Si vous n'accueillez pas de public extérieur mais que vous faites de la communication autour de votre évènement (par exemple pour une AG), c'est aussi fortement recommandé. | ||
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Dernière version du 26 novembre 2023 à 16:38
Instructions générales
Si vous souhaitez réserver une salle pendant seulement quelques heures, envoyez un mail à fede.logistique@ens-lyon.fr depuis votre adresse de l'ENS, au moins 9 jours à l'avance.
Vous devez indiquer les informations suivantes :
- Caractéristiques de la salle souhaitée (Monod/Descartes, taille), ou son numéro,
- La date et les heures de début et de fin,
- Type de réservation (réunion, AG, ...),
- Nombre de personnes attendues
- Nom de l'association, club, ou collectif,
- Responsable de la réservation (si ce n'est pas vous),
De préférence, indiquez aussi le nom de l'asso et la date dans l'objet du mail.
Concernant les réservations conséquentes
Si vous souhaitez réserver beaucoup de salles, ou pendant une longue durée, ou que c'est une réservation récurrente, les mêmes instructions que précédemment s'appliquent, mais j'apprécie fortement que vous fassiez la demande au moins deux semaines à l'avance, pour me permettre de chercher des salles et d'en discuter avec Coordination Manifestations (le service chargé des réservations). Prévoyez aussi du temps pour que l'on puisse discuter si il n'y a pas de salle qui vous convient parfaitement.
Déclarations d'évènements
Si vous utilisez la salle pour autre chose qu'une réunion (ou que votre réunion accueille du public extérieur), il faut que vous remplissiez la déclaration d'événement Fichier:Associatif--declaration d evenement.pdf Fichier:Associatif--declaration d evenement.odt et que vous l'envoyiez à dgs@ens-lyon.fr. Attention, cette demande est à faire dix jours à l'avance.
Si vous n'accueillez pas de public extérieur mais que vous faites de la communication autour de votre évènement (par exemple pour une AG), c'est aussi fortement recommandé.