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associatif:tresorerie [2017/11/26 08:52] (Version actuelle)
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 +====== Trésorerie d'​associations ======
  
 +
 +===== Qui doit avoir accès aux comptes ? =====
 +
 +Le moins de gens possible. Typiquement,​ le trésorier et le président, et pour les grosses associations,​
 +un éventuel trésorier adjoint. Cela permet au trésorier de savoir précisément quelles sont les dépenses.
 +
 +===== Faire les comptes =====
 +
 +Tout d’abord, le trésorier doit pouvoir connaître à tout moment les liquidités disponibles dans le local
 +associatif. Le plus simple pour faire les compte est d’utiliser un tableur, avec une feuille par mois. Sur
 +chaque feuille, on note la nature de l’opération,​ le montant bien sûr, mais aussi la date à laquelle on a
 +effectué cette action. On peut aussi envisager un code couleur, pratique pour les encaissements différés
 +(les paiements par chèques entre autre : rouge = non encaissé, noir = effectué).
 +
 +Il est aussi pratique d’avoir, dans le même tableur, le budget prévisionnel de l’année, à côté duquel
 +on place le budget "​effectif",​ c’est-à-dire ce qui a réellement été dépensé dans la ligne budgétaire
 +correspondante. Idéalement,​ chaque opération au cours des mois de l’année doit se retrouver dans une
 +ligne du budget effectif. L’objectif est double :
 +
 +* Faciliter le bilan présenté en Assemblée générale à la fin de l’année,
 +* Savoir ce qu’il reste sur chaque ligne budgétaire,​ et ajuster si besoin.
 +
 +Par ailleurs, il faut bien conserver tous les papiers ayant trait à la trésorerie : les factures (obligatoires
 +pour CHAQUE opération),​ les relevés de banque, les talons de chèque... On peut utiliser un classeur,
 +avec un intercalaire par mois de l’année par exemple. Pour les tickets de caisse il est préférable de faire
 +une photocopie pour éviter que l’encre ne s’efface. Les documents comptables (documents bancaires
 +ainsi que tout ce qui les justifient) se conservent pendant 10 ans (en cas de contrôle). Une numérotation
 +des factures est aussi une bonne chose pour les retrouver facilement et ça permet une certaine continuité
 +dans la comptabilité des associations (mais c’est peut-être idyllique). Par exemple, on peut utiliser
 +2014/01 pour la première facture reçue dans l’année 2014.
 +
 +Enfin, il est impératif de contrôler l’état des comptes, en faisant correspondre toutes les entrées sur
 +les relevés bancaires (ou sur Internet) aux entrées dans le tableur.
 +
 +===== Les remboursements =====
 +
 +Tout remboursement se fait uniquement sur facture. D’une part, c’est obligatoire légalement. Ensuite,
 +c’est plus facile pour faire la comptabilité ensuite !
 +
 +===== Paiements en liquide =====
 +
 +Les paiements en liquide posent en général problème, puisqu’ils sont intraçables. Avec Adeline, c’est
 +devenu plus facile. Il est cependant plus sûr de conserver une feuille où sont inscrits les paiements en
 +liquide.
 +
 +Le remboursement pose problème dans certains cas (quelqu’un a donné trop en chèque par exemple,
 +il est plus simple de rembourser en liquide, ou alors le trésorier n’est pas là à ce moment). En début
 +d’année, il faut bien prendre le temps d’imposer une méthode à l’équipe associative : par exemple, toute
 +prise de liquide doit être accompagnée d’informations exhaustives,​ du genre : à qui on rembourse ?
 +Pourquoi ? D’où vient l’argent ? Avec une seule notation, que le trésorier impose. Tout remboursement
 +en liquide doit se faire en théorie avec un récépissé signé par le receveur.
 +
 +===== Conservation de l’argent =====
 +
 +Il arrive parfois qu’il y ait une grosse arrivée d’argent en même temps (WEI, séjour AS, ...). En
 +règle générale, on encaisse le plus vite possible après l’événement (on n’est jamais à l’abri d’une
 +annulation). Cependant, conserver de l’argent dans un local est en général une mauvaise idée. Il faut
 +penser à investir dans un coffre fort pour les grosses associations,​ ou alors conserver chez soi. On perd
 +en flexibilité,​ mais on évite les vols !
 +
 +===== Les contacts =====
 +
 +
 +Au niveau de l’école, le budget des associations est géré par Wafaa Fawzi. Deux deadlines :
 +
 +* Vers octobre, il vous sera demandé le budget prévisionnel de l’année civile suivante, et le bilan
 +de l’année écoulée, ceci pour pouvoir attribuer la subvention de l’école. Il faut alors voir avec
 +votre prédécesseur,​ pour remplir au mieux le tableau envoyé par la Scolarité.
 +* Vers juin, une réunion est organisée entre les associations (représentées par leur Président et leur
 +Trésorier) et l’administration (le Directeur des Études) pour présenter un budget, et indiquer
 +l’utilisation des subventions de l’École.
 +
 +Pour la banque, il est très important de prendre contact très vite avec le conseiller qui s’occupe de
 +votre association en début de mandat. Par ailleurs, réfléchissez avant la passation avec vos successeurs
 +à une date pour prendre un rendez-vous afin de changer les signatures sur les chéquiers et les pouvoirs
 +sur le compte. Il faut faire "​vite",​ ne pas avoir la main sur le compte est extrêmement handicapant !
 +Pour la passation de signatures à la banque, il faut apporter au moins le PV de l’AG avec la mention
 +du changement de bureau ou mieux le récépissé de la préfecture attestant le changement de bureau.
 +Enfin, n’hésitez pas à demander de l’aide à vos prédécesseurs,​ ou à la Fédération,​ pour les questions
 +concernant le budget : ils se sont probablement déjà posé les mêmes questions, et y réfléchir à deux
 +est toujours mieux !