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associatif:evenements [2017/11/26 09:06] (Version actuelle)
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 +====== Organisation d’événements ======
  
 +
 +Cette partie vise à donner les clefs essentielles pour organiser un événement à l’École. Néanmoins, elle
 +ne peut être systématique et doit être adaptée en fonction de vos envies et de vos nécessités.
 +Elle se présente essentiellement sous forme de questions que vous devez vous poser pour vous adapter.
 +En rouge foncé sont ajoutés des conseils (qui ne relèvent donc pas de procédures).
 +
 +Il faut également savoir si votre association possède une assurance et si cette assurance couvre vos
 +adhérents en cas de problème. S’il s’agit d’une activité sportive les assurances habituelles d’associations
 +ne la couvre pas, il faut demander une assurance particulière.
 +
 +===== Définir l’événement =====
 +
 +Quand ?
 +
 +* Pour éviter les chevauchements,​ il faut consulter le calendrier de la Fédération des Associations,​
 +et au besoin contacter le pôle événementiel (evenementiel.federation@ens-lyon.fr) ou le pôle
 +communication (communication.federation@ens-lyon.fr) pour vous assurer que la ou les dates
 +sont libres.
 +* Il faut anticiper un maximum : les démarches impliquent des délais qui peuvent être très long.
 +Un mois est un délai souvent minimum pour les événements d’ampleur.
 +* Le moment de la semaine et de la journée implique des démarches différentes.
 +  * Pour les événements qui ont lieu après 22h sur le site Descartes, il faut impérativement faire
 +une déclaration auprès de la DPMG (sur le site Monod, ce n’est pas [encore] le cas). Cf.
 +infra pour la procédure de déclaration.
 +  * Idem pour les événements qui ont lieu sur plusieurs jours ou le dimanche.
 +* Soyez judicieux dans le choix de la date : vérifier les dates des vacances (sur les deux sites),
 +les ponts et autres jours fériés, éventuellement les semaines ski (AS et départements),​ les dates
 +des agregs (trêve des soirées en Descartes), etc.
 +
 +Qui ?
 +
 +* L’événement est-il ouvert uniquement aux adhérents de votre/vos association(s) ? A tous les
 +élèves de l’école ? A un public extérieur à l’École ?
 +* Si l’événement est ouvert à tous les étudiants, il faut, en principe, prévoir une adhésion tem-
 +poraire ou une extension d’assurance avec votre assureur afin de vous couvrir en cas de besoin
 +(Rappel : seuls vos adhérents sont couverts sinon ; de même, interdiction de donner
 +de l’alcool aux non adhérents BDE sinon, puisque c’est le BDE qui a la licence 2).
 +* Si l’événement est ouvert à un public extérieur à l’École, deux cas de figures sont possibles :
 +  * Vous savez qui (type : InterENS) : après avoir obtenu l’autorisation de la direction, vous
 +établissez donc une liste de ces extérieurs (et normalement vous les affublez d’un bracelet
 +pour qu’on les repère).
 +  * L’événement est totalement ouvert (type : Journée de la radio, fête médiévale) : il faut faire
 +une déclaration en mairie (3 mois avant l’événement) et organisez l’entrée dans l’École
 +avec la sécurité (que ce soit celle de l’École ou une extérieure).
 +
 +Où ?
 +
 +* Dans le choix des lieux, votre interlocuteur privilégié est le pôle logistique de la Fédération
 +(fede.logistique@ens-lyon.fr). Il vous aidera dans le choix (matériel disponible, capacité
 +des salles, etc.) et dans les procédures.
 +* Il faut distinguer la réservation et la déclaration. Avec le pôle logistique, vous réservez une
 +salle ; il faut doubler cette réservation d’une déclaration auprès de la DPMG – la procédure
 +n’est pas [encore] systématique.
 +* Ensuite, plusieurs endroits ont des logiques à part :
 +  * La festive, le foyer, la K-fêt : votre interlocuteur est le BDE (une personne y est toujours
 +responsable de ces réservations et vous assistera).
 +  * Le théâtre Kantor. Deux commissions par an fixent les dates des événements qui y ont lieu.
 +Pour y présenter un événement,​ vous devez le faire remonter à la Fédération (federation@ens-
 +lyon.fr) qui y siège. Les dates des commissions vous seront toujours annoncées en CA.
 +  * Les galeries (pour les expositions),​ le forum, la coursive et la mezzanine Des-
 +cartes. Il faut les réserver en accord avec le service des affaires culturelles de l’École
 +(david.gauthier@ens-lyon.fr).
 +  * Les jardins Descartes. Il faut prévenir et rencontrer les jardiniers de l’école afin d’évi-
 +ter tout problème le jour J. Ils vous donneront des consignes (endroits autorisés ou non
 +notamment).
 +  * L’amphi Mérieux. Les délais sont beaucoup plus longs qu’ailleurs et il vous faut une
 +personne formée à la régie pour l’utiliser. Voyez avec le pôle logistique pour cela.
 +  * Le gymnase Descartes. Il faut prévoir longtemps à l’avance et demander à richard.nemeth@ens-
 +lyon.fr qui s’occupe de la gestion du gymnase pour savoir s’il n’y a pas une compétition
 +prévue à ce moment.
 +
 +Une fois tout cela précisé, il vous faut constituer un dossier qui répond à l’ensemble de ces questions
 +et qui décrit précisément la nature de l’événement et les activités proposées, et vérifier la disponibilité
 +des locaux que vous souhaitez réserver (logistique.federation@ens-lyon.fr). Celui-ci doit être transmis
 +à la direction de l’école pour accord : service sécurité (nicolas.jolly@ens-lyon.fr) + direction générale
 +des services (directeur.general.services@ens-lyon.fr) + service Vie étudiante (wafaa.fawzi@ens-lyon.fr).
 +En cas de doute, de problème dans la constitution du dossier, etc., évitez de mettre le feu aux poudres
 +de suite avec l’administration,​ cela nuira forcément à votre événement... parlez-en d’abord avec les
 +pôles concernés de la Fédération qui vous aideront à trouver la meilleure solution.
 +Tout va bien et votre événement est accepté... il faut maintenant l’organiser.
 +
 +===== Besoins matériels et humains =====
 +
 +Une fois tout cela déterminé,​ il s’agit de définir ce que sera précisément l’événement. Cela re-
 +lève entièrement de vous, dans la limite des choses possibles dans l’École. Selon vos choix, plusieurs
 +démarches seront nécessaires,​ et le tout doit être fait de concert avec le service sécurité de l’École.
 +
 +* Pour les événements exceptionnels ou importants il faut toujours faire une réunion avec Nicolas
 +Jolly (Descartes & Monod) et/ou Dominique Tricoire (Monod) pour la mise en place concrète
 +des activités (utilisations de l’espace, heures de début et de fin, etc).
 +* Besoins matériels. Sont ici recensés les besoins les plus courants... il y aura forcément des
 +manques selon ce que vous faites !
 +  * Barrières. Il faut les demander à la mairie du 7e arrondissement.
 +  * Praticables. Il faut les demander à Enscène ! ; puis à Bruno Blondot (régisseur de Des-
 +cartes) de vous les transporter. La mairie du 7e peut également en prêter. N’oubliez de vous
 +faire prêter les attaches et la clef qui vont avec !
 +  * Revêtement du gymnase. Il est stocké dans les garages de Descartes. La clef est au PC
 +Sécurité, il faut demander à Bruno Blondot de les remonter au Fenwick.
 +  * En cas de barbecue, ou de tout autre usage de feu, il faut établir avec la sécurité du
 +site concerné un permis feu (il est établi le jour de l’événement mais il faut prévenir Nicolas
 +Jolly avant) et vous procurer un extincteur.
 +  * Pour tout le reste ou presque, adressez-vous au pôle logistique qui dispose d’une
 +liste du matériel que possèdent les associations susceptible d’être prêté.
 +* Courses :
 +  * Promo Cash est la solution la plus simple. Il vous faut simplement demander la carte au
 +BDE pour pouvoir y faire vos courses.
 +  * Pour la bière, que vous passiez par le Ninkasi ou Dagier, il faut aussi voir avec le BDE.
 +* Véhicules. Vous pouvez avoir besoin de transporter des choses de Descartes à Monod ou depuis
 +ailleurs dans Lyon. Il vous est possible pour cela d’emprunter des véhicules à l’École. Il y a
 +notamment un Trafic bien pratique. Contact : laurent.bonhomme@ens-lyon.fr;​ son bureau est
 +proche du gymnase Descartes, près du service facturier.
 +* Si vous avez besoin de bras pour vous aider à mettre en place l’événement,​ plusieurs solutions :
 +  * Le pôle événementiel de la Fédération
 +  * Le BDE
 +  * La liste bde.petites.mains@ens-lyon.fr qui comprend pas mal de gens toujours prêts à donner
 +un coup de pouce !
 +* Le jour J, vous pouvez avoir besoin de :
 +  * Agents de sécurité supplémentaires (voir avec Nicolas Jolly)
 +  * Si c’est un événement festif d’importance,​ la Croix Rouge ou la Sécurité Civile sont toujours
 +les bienvenues (cela vous soulage et rassure la direction).
 +  * Une assistance électrique soit pour accéder à des prises, obtenir des rallonges, sécuriser
 +votre accès à l’électricité,​ etc... Il faut prévoir cela avec la sécurité également.
 +
 +===== Financement de l’événement =====
 +
 +En parallèle, il vous faut établir un budget prévisionnel de l’événement,​ qui vous sert à :
 +
 +* Voir ce que vous pouvez ou non faire,
 +* Demander des subventions.
 +
 +Pour financer les projets de vos associations,​ vous avez la possibilité de recourir à pléthore de sub-
 +ventions exceptionnelles de la part des collectivités publiques. Celles-ci impliquent presque toujours
 +d’anticiper de plusieurs mois l’événement (les collectivités publiques n’ont en général que 2 commis-
 +sions annuelles où sont décidées les attributions de subventions).
 +
 +Quelques conseils généraux :
 +
 +* Anticiper au maximum les demandes,
 +* Présenter les dossiers les plus complets possibles, avec notamment un budget prévisionnel équi-
 +libré et crédible (j’ai pas dit forcément exact, donc).
 +* S’adresser à plusieurs organismes, car :
 +  * Aucun n’accepte d’être le financeur exclusif,
 +  * C’est moins périlleux pour vous.
 +* Viser les organismes et ne pas taper dans le tas en se disant "on verra bien qui répond"​. Ils
 +ont tous des politiques, des centres d’intérêts qu’ils cherchent à financer. Et donc, en lien avec
 +cela : adapter la demande à l’organisme,​ c’est-à-dire mettre en valeurs des aspects du projet
 +différents,​ qui puissent séduire l’organisme visé.
 +
 +N’est pas traité ici le cas du sponsoring, qui dépend davantage des associations. Mais il faut savoir
 +que, dans le quartier, des accords sont possibles avec les banques (BNP et Crédit Mutuel au moins),
 +la MAIF et des commerçants (la Chocolatine par exemple). Cela se négocie au cas par cas avec eux.
 +
 +Tour d’horizons donc des partenaires publics ou liés à l’ENS de Lyon possibles
 +
 +À l’ENS Lyon :
 +
 +* Subventions sur projet spécifique auprès du FSDIE (Fonds de Solidarité et Développement
 +des Initiatives Etudiantes) :Se renseigner auprès de Wafaa Fawzi, ainsi que les élus du CEVE
 +qui siègent à la commission du FSDIE,
 +* Subventions de l’association des Anciens Elèves : Contacter le bureau (présidente actuelle :
 +Stanie Lor-Sivrais,​ stanie-sivrais@orange.fr),​
 +* Subventions de la Fédération des Associations Financement de projets inter-associatifs.
 +Demande à présenter lors d’un conseil d’administration en fonction des fonds alloués à ce
 +poste.
 +
 +À la ville de Lyon :
 +
 +* Demande de subvention de fonctionnement général ou sur projet spécifique : Informations et
 +formulaires sur : http://​www.lyon.fr/​espace-demarches/​professionnels/​associations/​demande-
 +de-subvention.html. La demande est à envoyer au service de la direction des Affaires cultu-
 +relles.
 +* Plateforme Prodij : dispositif spécifique d’aide à la mise en place de projets associatifs par
 +des jeunes de moins de 26 ans : Informations sur http://​prodij.lyon.fr/​ et surtout contact
 +obligatoire avec la Mission Jeunesse de la ville de Lyon (198 av. Jean Jaurès, juste à côté
 +de chez nous !)
 +
 +Au département :​
 +
 +* Demande de subvention de fonctionnement général ou sur projet spécifique : informations
 +et formulaires sur : http://​www.rhone.fr/​amenagement_ du_ territoire/​developpement_
 +innovation/​vie_ associative/​subventions_ aux_ associations. Passer d’abord par la Maison
 +du Rhône pour monter le dossier.
 +* Financement de colloques : dossier à monter 6 mois à l’avance AU MINIMUM : contacter
 +Martine Bouvier, service ingénierie des projets à l’ENS.
 +
 +
 +À la région :
 +
 +* Aides spécifiques sur certains projets (par exemple spectacle vivant, radio associative,​ festi-
 +vals de livres, manifestations sportives) Voir : http://​www.rhonealpes.fr/​18-les-aides-de-la-
 +region-rhone-alpes.html (association culture-sport). La demande de subvention se fait par
 +le site http://​sicorra.rhonealpes.fr,​
 +* Financement de colloques : idem département,​ 6 mois avant minimum, contacter Martine
 +Bouvier.
 +
 +Au CROUS Dispositif Culture-Actions pour les projets culturels avec des commissions qui se
 +réunissent tous les 2 mois, donc pratique pour une demande plus tardive (par rapport à la région
 +et au département). Voir sur http://​www.crous-lyon.fr/​html/​dispositif-culture-actions.html.
 +
 +Association sportive :
 +
 +* Direction Départementale de la Cohésion Sociale, campagne annuelle en début d’année ca-
 +lendaire : http://​www.rhone.gouv.fr/​web/​841-la-direction-departementale-de-la-cohesion-sociale.php#​
 +missions (contacter Michel Devrieux, chef du service sport, ddcs-contacts@rhone.gouv.fr).
 +* Comité Régionale du Sport Universitaire de Lyon http://​www.sport-u-lyon.com/​cmsms/​ :
 +campagne annuelle Bourse aux Projets en début d’année calendaire et campagne tous les 2
 +ans Contrat d’Objectifs. Condition : association licenciée FFSU. Contacter Jérôme Bonard,
 +jerome.bonard@univ-lyon1.fr.
 +Pour toute question : partenariat.federation@ens-lyon.fr