Organisation d’événements

Cette partie vise à donner les clefs essentielles pour organiser un événement à l’École. Néanmoins, elle ne peut être systématique et doit être adaptée en fonction de vos envies et de vos nécessités. Elle se présente essentiellement sous forme de questions que vous devez vous poser pour vous adapter. En rouge foncé sont ajoutés des conseils (qui ne relèvent donc pas de procédures).

Il faut également savoir si votre association possède une assurance et si cette assurance couvre vos adhérents en cas de problème. S’il s’agit d’une activité sportive les assurances habituelles d’associations ne la couvre pas, il faut demander une assurance particulière.

Définir l’événement

Quand ?

  • Pour éviter les chevauchements, il faut consulter le calendrier de la Fédération des Associations, et au besoin contacter le pôle événementiel (evenementiel.federation@ens-lyon.fr) ou le pôle communication (communication.federation@ens-lyon.fr) pour vous assurer que la ou les dates sont libres.
  • Il faut anticiper un maximum : les démarches impliquent des délais qui peuvent être très long. Un mois est un délai souvent minimum pour les événements d’ampleur.
  • Le moment de la semaine et de la journée implique des démarches différentes.
    • Pour les événements qui ont lieu après 22h sur le site Descartes, il faut impérativement faire une déclaration auprès de la DPMG (sur le site Monod, ce n’est pas [encore] le cas). Cf. infra pour la procédure de déclaration.
    • Idem pour les événements qui ont lieu sur plusieurs jours ou le dimanche.
  • Soyez judicieux dans le choix de la date : vérifier les dates des vacances (sur les deux sites), les ponts et autres jours fériés, éventuellement les semaines ski (AS et départements), les dates des agregs (trêve des soirées en Descartes), etc.

Qui ?

  • L’événement est-il ouvert uniquement aux adhérents de votre/vos association(s) ? A tous les élèves de l’école ? A un public extérieur à l’École ?
  • Si l’événement est ouvert à tous les étudiants, il faut, en principe, prévoir une adhésion tem- poraire ou une extension d’assurance avec votre assureur afin de vous couvrir en cas de besoin (Rappel : seuls vos adhérents sont couverts sinon ; de même, interdiction de donner de l’alcool aux non adhérents BDE sinon, puisque c’est le BDE qui a la licence 2).
  • Si l’événement est ouvert à un public extérieur à l’École, deux cas de figures sont possibles :
    • Vous savez qui (type : InterENS) : après avoir obtenu l’autorisation de la direction, vous établissez donc une liste de ces extérieurs (et normalement vous les affublez d’un bracelet pour qu’on les repère).
    • L’événement est totalement ouvert (type : Journée de la radio, fête médiévale) : il faut faire une déclaration en mairie (3 mois avant l’événement) et organisez l’entrée dans l’École avec la sécurité (que ce soit celle de l’École ou une extérieure).

Où ?

  • Dans le choix des lieux, votre interlocuteur privilégié est le pôle logistique de la Fédération (fede.logistique@ens-lyon.fr). Il vous aidera dans le choix (matériel disponible, capacité des salles, etc.) et dans les procédures.
  • Il faut distinguer la réservation et la déclaration. Avec le pôle logistique, vous réservez une salle ; il faut doubler cette réservation d’une déclaration auprès de la DPMG – la procédure n’est pas [encore] systématique.
  • Ensuite, plusieurs endroits ont des logiques à part :
    • La festive, le foyer, la K-fêt : votre interlocuteur est le BDE (une personne y est toujours responsable de ces réservations et vous assistera).
    • Le théâtre Kantor. Deux commissions par an fixent les dates des événements qui y ont lieu. Pour y présenter un événement, vous devez le faire remonter à la Fédération (federation@ens- lyon.fr) qui y siège. Les dates des commissions vous seront toujours annoncées en CA.
    • Les galeries (pour les expositions), le forum, la coursive et la mezzanine Des- cartes. Il faut les réserver en accord avec le service des affaires culturelles de l’École (david.gauthier@ens-lyon.fr).
    • Les jardins Descartes. Il faut prévenir et rencontrer les jardiniers de l’école afin d’évi- ter tout problème le jour J. Ils vous donneront des consignes (endroits autorisés ou non notamment).
    • L’amphi Mérieux. Les délais sont beaucoup plus longs qu’ailleurs et il vous faut une personne formée à la régie pour l’utiliser. Voyez avec le pôle logistique pour cela.
    • Le gymnase Descartes. Il faut prévoir longtemps à l’avance et demander à richard.nemeth@ens- lyon.fr qui s’occupe de la gestion du gymnase pour savoir s’il n’y a pas une compétition prévue à ce moment.

Une fois tout cela précisé, il vous faut constituer un dossier qui répond à l’ensemble de ces questions et qui décrit précisément la nature de l’événement et les activités proposées, et vérifier la disponibilité des locaux que vous souhaitez réserver (logistique.federation@ens-lyon.fr). Celui-ci doit être transmis à la direction de l’école pour accord : service sécurité (nicolas.jolly@ens-lyon.fr) + direction générale des services (directeur.general.services@ens-lyon.fr) + service Vie étudiante (wafaa.fawzi@ens-lyon.fr). En cas de doute, de problème dans la constitution du dossier, etc., évitez de mettre le feu aux poudres de suite avec l’administration, cela nuira forcément à votre événement… parlez-en d’abord avec les pôles concernés de la Fédération qui vous aideront à trouver la meilleure solution. Tout va bien et votre événement est accepté… il faut maintenant l’organiser.

Besoins matériels et humains

Une fois tout cela déterminé, il s’agit de définir ce que sera précisément l’événement. Cela re- lève entièrement de vous, dans la limite des choses possibles dans l’École. Selon vos choix, plusieurs démarches seront nécessaires, et le tout doit être fait de concert avec le service sécurité de l’École.

  • Pour les événements exceptionnels ou importants il faut toujours faire une réunion avec Nicolas Jolly (Descartes & Monod) et/ou Dominique Tricoire (Monod) pour la mise en place concrète des activités (utilisations de l’espace, heures de début et de fin, etc).
  • Besoins matériels. Sont ici recensés les besoins les plus courants… il y aura forcément des manques selon ce que vous faites !
    • Barrières. Il faut les demander à la mairie du 7e arrondissement.
    • Praticables. Il faut les demander à Enscène ! ; puis à Bruno Blondot (régisseur de Des- cartes) de vous les transporter. La mairie du 7e peut également en prêter. N’oubliez de vous faire prêter les attaches et la clef qui vont avec !
    • Revêtement du gymnase. Il est stocké dans les garages de Descartes. La clef est au PC Sécurité, il faut demander à Bruno Blondot de les remonter au Fenwick.
    • En cas de barbecue, ou de tout autre usage de feu, il faut établir avec la sécurité du site concerné un permis feu (il est établi le jour de l’événement mais il faut prévenir Nicolas Jolly avant) et vous procurer un extincteur.
    • Pour tout le reste ou presque, adressez-vous au pôle logistique qui dispose d’une liste du matériel que possèdent les associations susceptible d’être prêté.
  • Courses :
    • Promo Cash est la solution la plus simple. Il vous faut simplement demander la carte au BDE pour pouvoir y faire vos courses.
    • Pour la bière, que vous passiez par le Ninkasi ou Dagier, il faut aussi voir avec le BDE.
  • Véhicules. Vous pouvez avoir besoin de transporter des choses de Descartes à Monod ou depuis ailleurs dans Lyon. Il vous est possible pour cela d’emprunter des véhicules à l’École. Il y a notamment un Trafic bien pratique. Contact : laurent.bonhomme@ens-lyon.fr; son bureau est proche du gymnase Descartes, près du service facturier.
  • Si vous avez besoin de bras pour vous aider à mettre en place l’événement, plusieurs solutions :
    • Le pôle événementiel de la Fédération
    • Le BDE
    • La liste bde.petites.mains@ens-lyon.fr qui comprend pas mal de gens toujours prêts à donner un coup de pouce !
  • Le jour J, vous pouvez avoir besoin de :
    • Agents de sécurité supplémentaires (voir avec Nicolas Jolly)
    • Si c’est un événement festif d’importance, la Croix Rouge ou la Sécurité Civile sont toujours les bienvenues (cela vous soulage et rassure la direction).
    • Une assistance électrique soit pour accéder à des prises, obtenir des rallonges, sécuriser votre accès à l’électricité, etc… Il faut prévoir cela avec la sécurité également.

Financement de l’événement

En parallèle, il vous faut établir un budget prévisionnel de l’événement, qui vous sert à :

  • Voir ce que vous pouvez ou non faire,
  • Demander des subventions.

Pour financer les projets de vos associations, vous avez la possibilité de recourir à pléthore de sub- ventions exceptionnelles de la part des collectivités publiques. Celles-ci impliquent presque toujours d’anticiper de plusieurs mois l’événement (les collectivités publiques n’ont en général que 2 commis- sions annuelles où sont décidées les attributions de subventions).

Quelques conseils généraux :

  • Anticiper au maximum les demandes,
  • Présenter les dossiers les plus complets possibles, avec notamment un budget prévisionnel équi- libré et crédible (j’ai pas dit forcément exact, donc).
  • S’adresser à plusieurs organismes, car :
    • Aucun n’accepte d’être le financeur exclusif,
    • C’est moins périlleux pour vous.
  • Viser les organismes et ne pas taper dans le tas en se disant “on verra bien qui répond”. Ils ont tous des politiques, des centres d’intérêts qu’ils cherchent à financer. Et donc, en lien avec cela : adapter la demande à l’organisme, c’est-à-dire mettre en valeurs des aspects du projet différents, qui puissent séduire l’organisme visé.

N’est pas traité ici le cas du sponsoring, qui dépend davantage des associations. Mais il faut savoir que, dans le quartier, des accords sont possibles avec les banques (BNP et Crédit Mutuel au moins), la MAIF et des commerçants (la Chocolatine par exemple). Cela se négocie au cas par cas avec eux.

Tour d’horizons donc des partenaires publics ou liés à l’ENS de Lyon possibles

À l’ENS Lyon :

  • Subventions sur projet spécifique auprès du FSDIE (Fonds de Solidarité et Développement des Initiatives Etudiantes) :Se renseigner auprès de Wafaa Fawzi, ainsi que les élus du CEVE qui siègent à la commission du FSDIE,
  • Subventions de l’association des Anciens Elèves : Contacter le bureau (présidente actuelle : Stanie Lor-Sivrais, stanie-sivrais@orange.fr),
  • Subventions de la Fédération des Associations Financement de projets inter-associatifs. Demande à présenter lors d’un conseil d’administration en fonction des fonds alloués à ce poste.

À la ville de Lyon :

  • Demande de subvention de fonctionnement général ou sur projet spécifique : Informations et formulaires sur : http://www.lyon.fr/espace-demarches/professionnels/associations/demande- de-subvention.html. La demande est à envoyer au service de la direction des Affaires cultu- relles.
  • Plateforme Prodij : dispositif spécifique d’aide à la mise en place de projets associatifs par des jeunes de moins de 26 ans : Informations sur http://prodij.lyon.fr/ et surtout contact obligatoire avec la Mission Jeunesse de la ville de Lyon (198 av. Jean Jaurès, juste à côté de chez nous !)

Au département :

  • Demande de subvention de fonctionnement général ou sur projet spécifique : informations et formulaires sur : http://www.rhone.fr/amenagement_ du_ territoire/developpement innovation/vie associative/subventions_ aux_ associations. Passer d’abord par la Maison du Rhône pour monter le dossier.
  • Financement de colloques : dossier à monter 6 mois à l’avance AU MINIMUM : contacter Martine Bouvier, service ingénierie des projets à l’ENS.

À la région :

  • Aides spécifiques sur certains projets (par exemple spectacle vivant, radio associative, festi- vals de livres, manifestations sportives) Voir : http://www.rhonealpes.fr/18-les-aides-de-la- region-rhone-alpes.html (association culture-sport). La demande de subvention se fait par le site http://sicorra.rhonealpes.fr,
  • Financement de colloques : idem département, 6 mois avant minimum, contacter Martine Bouvier.

Au CROUS Dispositif Culture-Actions pour les projets culturels avec des commissions qui se réunissent tous les 2 mois, donc pratique pour une demande plus tardive (par rapport à la région et au département). Voir sur http://www.crous-lyon.fr/html/dispositif-culture-actions.html.

Association sportive :

  • Direction Départementale de la Cohésion Sociale, campagne annuelle en début d’année ca- lendaire : http://www.rhone.gouv.fr/web/841-la-direction-departementale-de-la-cohesion-sociale.php# missions (contacter Michel Devrieux, chef du service sport, ddcs-contacts@rhone.gouv.fr).
  • Comité Régionale du Sport Universitaire de Lyon http://www.sport-u-lyon.com/cmsms/ : campagne annuelle Bourse aux Projets en début d’année calendaire et campagne tous les 2 ans Contrat d’Objectifs. Condition : association licenciée FFSU. Contacter Jérôme Bonard, jerome.bonard@univ-lyon1.fr. Pour toute question : partenariat.federation@ens-lyon.fr