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associatif:communication [2017/11/26 09:00] (Version actuelle)
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 +====== Communication des associations ======
 +
 +===== Communication numérique =====
 +
 +Pour communiquer rapidement sur un événement,​ rien ne vaut une diffusion sur Internet. Il faut
 +bien penser aux services suivants :
 +
 +* La Fédération des Associations : elle dispose d’un site web avec un calendrier des événe-
 +ments dans l’École (par semaine, mois, et à l’année),​ de panneaux d’affichage physiques (un dans
 +le Hall Monod et l’autre dans le forum Félix Pécaut) reprenant les événements de ce calendrier
 +et diffuse sur Facebook. Enfin, la Fédération envoie des diffusions hebdomadaires aux adhérents
 +de toutes les associations membres, soit environ 1000 personnes, ainsi que des diffusions men-
 +suelles à destination de tous les étudiants de l’École, soit plus de 2200 personnes. Indispensable
 +donc, car tous les étudiants sont touchés par ce biais. Contact : communication.federation@ens-
 +lyon.fr ;
 +
 +* Les événements Facebook. Fortement conseillé, car la plupart des étudiants y sont actifs.
 +Le mieux est d’inviter le plus de contacts possible, en espérant qu’ils rediffusent l’information ;
 +* L’Association Sportive (AS, sport@ens-lyon.fr),​ le BDE (bde@ens-lyon.fr) et plus généralement
 +les associations en relation avec l’événement,​ qui peuvent relayer l’information sur Facebook et
 +leurs propres sites web ;
 +* Les listes de diffusion de mails, notamment celles du BDE et de l’AS, qui réalisent hebdo-
 +madairement des diffs pour informer leurs adhérents. Envoyer un mail rapide pour informer
 +sur un événement à venir est en général assez rapide et bien vu. Ne pas diffuser via les listes
 +tous.*.
 +
 +Sans oublier la Tartine (tartine@ens-lyon.fr) — journal hebdomadaire de l’ENS — qui diffuse par
 +papier et par voie numérique des articles sur l’ENS et sur les événements qui s’y produisent (ainsi
 +qu’un planning des événements de la semaine, fondé sur celui de la Fédération et les articles envoyés).
 +Toujours prévoir un texte court, en général un paragraphe de cinq à six lignes, rapidement lisibles,
 +éventuellement plus si vous incluez une description de l’événement. Si des subsections doivent être
 +mises en gras/​italique/​. . ., bien le préciser avant le texte. Pensez à envoyer vos article avant samedi
 +midi. Vous pouvez également ajouter une image, pas trop grande et d’assez bonne résolution. C’est
 +également utile pour le site du BDE et sur Facebook (où même une image débile est mieux qu’un
 +espace vide).
 +
 +Réaliser une courte vidéo (ou un enregistrement sonore, cf. TrENSistor) peut aussi apporter une
 +petite touche de modernisme. Les services comme Twitter sont par contre minoritaires et peu utilisés
 +à l’ENS.
 +
 +===== Communication papier =====
 +
 +==== Quel support ? ====
 +
 +Les outils utilisés sont généralement des affiches (en A4, A3. . .) et parfois des flyers. Faciles à
 +apposer un peu partout, les affiches permettre une visibilité rapide, surtout pour des événements
 +prévus un peu trop tardivement (durant les Interdeps par exemple). Les flyers coûtent un peu plus
 +cher, mais permettre d’être distribués en main propre ou mis dans des boîtes aux lettres. Pour certains
 +grands événements,​ on pourra penser à produire des plaquettes un peu plus attractives.
 +
 +Le service reprographie (site Descartes, bâtiment ressources au -1) permet d’imprimer tout ce
 +qui est documents A3/A4, en couleur/​N&​B,​ mais aussi les tickets-vestiaires et tickets boissons (en
 +prévoir 300 au minimum en comptant le retour du bar vers la caisse, sur papier couleur pour éviter
 +les photocopies. . .).
 +
 +Tarifs de la reprographie (à l’unité) :
 +
 +Noir et blanc :
 +
 +* A5 Recto : 0.0175 €
 +* A5 Recto-Verso : 0.035 €
 +* A4 Recto : 0.035 €
 +* A4 Recto-verso : 0.070 €
 +* A3 Recto : 0.070 €
 +* A3 Recto-verso : 0.140 €
 +
 +Couleur :
 +
 +* A5 Recto : 0.100 €
 +* A5 Recto-Verso : 0.200 €
 +* A4 Recto : 0.200 €
 +* A4 Recto-verso : 0.400 €
 +* A3 Recto : 0.400 €
 +* A3 Recto-verso : 0.800 €
 +
 +Au deuxième étage du bâtiment ressource (T114), on peut aussi imprimer des affiches en A0 (un
 +mètre carré) pour 34 € (ce qui est plutôt raisonnable). Il faut prévenir vincent.brault@ens-lyon.fr
 +au moins deux semaines à l’avance. À prévoir dans les halls Descartes et Monod pour les grands
 +événements.
 +
 +==== Réalisation ====
 +
 +Concevoir une affiche à la fois lisible et jolie est un travail difficile. Voici quelques points à respecter
 +pour améliorer ses affiches :
 +
 +* limiter le nombre de polices utilisées et privilégier la clarté, minimiser le texte et maxi-
 +miser sa taille ;
 +* limiter aussi le nombre d’éléments présents (les affiches en mode « album photo » sont à pros-
 +crire) ;
 +* toujours travailler en résolution suffisante (150 à 300 ppp) afin de ne pas voir de pixels
 +apparents au rendu.
 +
 +Une affiche devrait toujours présenter les éléments suivants :
 +
 +* la charte graphique de l’École disponible sur l’intranet [[https://​intranet.ens-lyon.fr/​jsp/​saisie/​liste_fichiergw.jsp?​OBJET=DOCUMENT&​CODE=1386664251794&​LANGUE=0|ici]].
 +* le lieu (Foyer en Monod, Festive en Descartes. . .) ;
 +* la date (sans se tromper. . .) et l’heure ;
 +* le nom de l’événement,​ avec parfois un sous-titre ;
 +* la manière de s’habiller (« soirée déguisée », « tenue correcte attendue ») [si nécessaire] ;
 +* les tarifs pour entrer (pas besoin de mettre le prix de l’alcool !) [si nécessaire] ;
 +* un lien internet pour réserver ou un contact (téléphone/​courriel) [si nécessaire] ;
 +* les logos des partenaires (c’est toujours sympa).
 +
 +==== Diffusion ====
 +
 +Pour poser des affiches, il ne sert à rien de les déposer sur les portes-fenêtres,​ elles seront retirées
 +par la sécurité ou l’administration. Il ne faut surtout pas afficher sur les panneaux de la Fédération.
 +Par contre, il y a de nombreux endroits de passage où les poser :
 +
 +En Descartes :
 +* dans le hall du bâtiment A de la résidence, sur les fenêtres (à l’intérieur),​ dans la K’fêt et sur
 +les piliers avec suffisamment de scotch ;
 +* sur les panneaux d’affichage de la résidence et sur les piliers ;
 +* dans le hall (forum Félix Pécaut) ;
 +* BU Diderot ;
 +* sur les panneaux d’affichage du 1er étage du bâtiment formation.
 +
 +En Monod (bâtiment central) :
 +* dans et autour du Foyer ;
 +* dans les 4 ascenseurs (Nord & Sud) ;
 +* sur les panneaux d’affichage dans le Hall ;
 +* dans les couloirs et à côté des portes d’entrée ;
 +
 +À la rez’ Monod :
 +
 +* dans les couloirs (sur les portes-coupe-feu) ;
 +* dans et sur les ascenseurs ;
 +* sur les portes d’entrée.
 +
 +Pour coller une affiche, il faut utiliser de l’adhésif simple face, et en mettre dans les quatres coins
 +suivant les diagonales, et non orthogonalement (dit autrement, seule une des extrémités du bout de
 +scotch doit dépasser de l’affiche). Aussi, pensez à désafficher une fois l’événement fini.
 +
 +===== Les grands événements =====
 +
 +Pour les événéments comme le Gala, les InterQ/​InterENS,​ il y a peu de choses qui changent à part
 +les délais. Bien préparer la communication à l’avance, réfléchir et concevoir des affiches de qualité.
 +On peut aussi utiliser le service de communication de l’École pour ce genre de grandes occasions.
 +La Communication de l’École est très demandeuse de tout événement qui sort un peu de l’ordinaire
 +(grands événements,​ événements culturels/​scientifiques,​ ...). Si vous ne savez pas s’il est pertinent
 +de s’adresser à eux, contacter d’abord le pôle Communication de la Fédération pour savoir si c’est
 +pertinent et obtenir les contacts nécessaires.
 +
 +Il arrive qu’on ait besoin de plaquettes de sponsoring. Il faut alors mettre en avant les points
 +suivants : description de l’événément,​ budget prévisionnel,​ place des sponsors et bénéfice qu’ils peuvent
 +en retirer.
 +
 +===== Supplément d’information pour les responsables communications des associations =====
 +
 +
 +==== Ajout d’événements sur le site de la Fédération ====
 +
 +Pour créer un événement sur l’agenda de la Fédé il faut se rendre à cette adresse : http://​federation.ens-lyon.fr/​backend/​events/​
 +
 +Pour pouvoir y accéder il vous faut un compte. En tant que responsable communication de votre
 +association vous devriez en disposer d’un, si ce n’est pas le cas contactez le pôle Communication de
 +la Fédération. Une fois connecté, vous cliquez sur « événements » et vous remplissez les cases date,
 +heure, lieu, description,​ organisateurs ; si besoin vous pouvez ajouter un lieu ou une association si ce
 +n’est pas encore dans la liste simplement en l’écrivant dans la case correspondante et en cliquant sur
 +« Add . . . » qui se présentera juste au-dessous de la case. Vous pouvez mettre plusieurs associations
 +en organisateurs,​ plusieurs lieux. Pensez à indiquer à quel public s’adresse l’événement,​ quel sont les
 +tarifs, un contact pour toute question relative à l’événement. Dans une prochaine version du site, des
 +champs seront ajoutés pour toutes ces informations. Validez le tout, et envoyez un petit mail au pôle
 +Communication de la Fédération pour demander la validation de votre événement.
 +
 +Notez que vous pourrez toujours modifier vos événements après, donc n’hésitez pas à les rentrer le
 +plus tôt possible même s’il manque des informations. Cela permet de les inclure dans les diffs, et aux
 +autres associations de savoir qu’un événement est déjà prévu à ce moment-là.
 +
 +===== Description des Associations =====
 +
 +Le site de la Fédération contient un onglet « Associations » où chaque association est décrite (c’est
 +le texte qui figure également dans le bulletin de rentrée de la Fédération) avec un lien vers le site de
 +l’association s’il existe ou un mail de contact.
 +
 +De même, sur le site web institutionnel de l’École, dans la rubrique Campus, et sous l’onglet
 +Associations,​ il y a une fiche pour chaque association avec une description,​ un mail de contact, un site
 +internet, la composition du bureau...
 +
 +Si vous voulez effectuer des changements sur l’une de ces deux pages (par exemple lors d’un
 +changement de Bureau), indiquez la liste des changements à effectuer au pôle Communication de la
 +Fédération.
 +
 +===== Pour finir & Contacts =====
 +
 +Pour finir, pensez à faire la communication pour vos événements le plus tôt possible. Enfin, voici
 +un rappel des différents contacts utiles :
 +
 +* Fédération des Associations (http://​federation.ens-lyon.fr) : federation@ens-lyon.fr ;
 +* Pôle Communication de la Fédération : communication.federation@ens-lyon.fr ;
 +* Communication de l’École : communication@ens-lyon.fr ;
 +* Bureau des Élèves (http://​bde.ens-lyon.fr) : bde@ens-lyon.fr ;
 +* Association Sportive (http://​as.ens-lyon.fr) : sport@ens-lyon.fr ;
 +* Service reprographie : docutech@ens-lyon.fr
 +* Tartine : tartine@ens-lyon.fr & redac.tartine@ens-lyon.fr