Communication des associations

Communication numérique

Pour communiquer rapidement sur un événement, rien ne vaut une diffusion sur Internet. Il faut bien penser aux services suivants :

La Fédération des Associations : elle dispose d’un site web avec un calendrier des événements dans l’École (par semaine, mois, et à l’année), de panneaux d’affichage physiques (un dans le Hall Monod et l’autre dans le forum Félix Pécaut) reprenant les événements de ce calendrier et diffuse sur Facebook. Enfin, la Fédération envoie des diffusions hebdomadaires aux adhérents de toutes les associations membres, soit environ 1000 personnes, ainsi que des diffusions mensuelles à destination de tous les étudiants de l’École, soit plus de 2200 personnes. Indispensable donc, car tous les étudiants sont touchés par ce biais. Contact : communication.federation@ens-lyon.fr.
Les événements Facebook. Fortement conseillé, car la plupart des étudiants y sont actifs. Le mieux est d’inviter le plus de contacts possible, en espérant qu’ils rediffusent l’information.
L’Association Sportive (AS, sport@ens-lyon.fr), le BDE (bde@ens-lyon.fr) et plus généralement les associations en relation avec l’événement, qui peuvent relayer l’information sur Facebook et leurs propres sites web.
Les listes de diffusion de mails, notamment celles du BDE et de l’AS, qui réalisent hebdomadairement des diffs pour informer leurs adhérents. Envoyer un mail rapide pour informer sur un événement à venir est en général assez rapide et bien vu. Ne pas diffuser via les listes tous.
Sans oublier la Tartine (tartine@ens-lyon.fr) — journal hebdomadaire de l’ENS — qui diffuse par papier et par voie numérique des articles sur l’ENS et sur les événements qui s’y produisent (ainsi qu’un planning des événements de la semaine, fondé sur celui de la Fédération et les articles envoyés). Toujours prévoir un texte court, en général un paragraphe de cinq à six lignes, rapidement lisibles, éventuellement plus si vous incluez une description de l’événement. Si des subsections doivent être mises en gras/italique/..., bien le préciser avant le texte. Pensez à envoyer vos article avant samedi midi. Vous pouvez également ajouter une image, pas trop grande et d’assez bonne résolution. C’est également utile pour le site du BDE et sur Facebook (où même une image débile est mieux qu’un espace vide).
Réaliser une courte vidéo (ou un enregistrement sonore, cf. TrENSistor) peut aussi apporter une petite touche de modernisme. Les services comme Twitter sont par contre minoritaires et peu utilisés à l’ENS.

Communication papier

Quel support ?

Les outils utilisés sont généralement des affiches (en A4, A3...) et parfois des flyers. Faciles à apposer un peu partout, les affiches permettre une visibilité rapide, surtout pour des événements prévus un peu trop tardivement (durant les Interdeps par exemple). Les flyers coûtent un peu plus cher, mais permettre d’être distribués en main propre ou mis dans des boîtes aux lettres. Pour certains grands événements, on pourra penser à produire des plaquettes un peu plus attractives.

Le service reprographie (site Descartes, bâtiment ressources au -1) permet d’imprimer tout ce qui est documents A3/A4, en couleur/N&B, mais aussi les tickets-vestiaires et tickets boissons (en prévoir 300 au minimum en comptant le retour du bar vers la caisse, sur papier couleur pour éviter les photocopies. . .).

Tarifs de la reprographie (à l’unité) :

Noir et blanc :

A5 Recto : 0.0175 €
A5 Recto-Verso : 0.035 €
A4 Recto : 0.035 €
A4 Recto-verso : 0.070 €
A3 Recto : 0.070 €
A3 Recto-verso : 0.140 €

Couleur :

A5 Recto : 0.100 €
A5 Recto-Verso : 0.200 €
A4 Recto : 0.200 €
A4 Recto-verso : 0.400 €
A3 Recto : 0.400 €
A3 Recto-verso : 0.800 €

Au deuxième étage du bâtiment ressource (T114), on peut aussi imprimer des affiches en A0 (un mètre carré) pour 34 € (ce qui est plutôt raisonnable). Il faut prévenir vincent.brault@ens-lyon.fr au moins deux semaines à l’avance. À prévoir dans les halls Descartes et Monod pour les grands événements.

Réalisation

Concevoir une affiche à la fois lisible et jolie est un travail difficile. Voici quelques points à respecter pour améliorer ses affiches :

Limiter le nombre de polices utilisées et privilégier la clarté, minimiser le texte et maximiser sa taille.
Limiter aussi le nombre d’éléments présents (les affiches en mode « album photo » sont à proscrire).
Toujours travailler en résolution suffisante (150 à 300 pp) afin de ne pas voir de pixels apparents au rendu.

Une affiche devrait toujours présenter les éléments suivants :

La charte graphique de l’École disponible sur l’intranet ici.
Le lieu (Foyer en Monod, Festive en Descartes...)
La date (sans se tromper...) et l’heure.
Le nom de l'événement, avec parfois un sous-titre.
la manière de s'habiller ("soirée déguisée", "tenue correcte attendue") [si nécessaire].
Les tarifs pour entrer (pas besoin de mettre le prix de l'alcool !) [si nécessaire].
Un lien internet pour réserver ou un contact (téléphone/courriel) [si nécessaire].
Les logos des partenaires (c'est toujours sympa).

Diffusion

Pour poser des affiches, il ne sert à rien de les déposer sur les portes-fenêtres, elles seront retirées par la sécurité ou l’administration. Il ne faut surtout pas afficher sur les panneaux de la Fédération. Par contre, il y a de nombreux endroits de passage où les poser :

En Descartes :

dans le hall du bâtiment A de la résidence, sur les fenêtres (à l’intérieur), dans la K’fêt et sur les piliers avec suffisamment de scotch.
sur les panneaux d’affichage de la résidence et sur les piliers.
dans le hall (forum Félix Pécaut).
BU Diderot.
sur les panneaux d’affichage du 1er étage du bâtiment formation.

En Monod (bâtiment central) :

dans et autour du Foyer.
dans les 4 ascenseurs (Nord & Sud).
sur les panneaux d’affichage dans le Hall.
dans les couloirs et à côté des portes d’entrée.

À la rez' Monod :

dans les couloirs (sur les portes-coupe-feu).
dans et sur les ascenseurs.
sur les portes d’entrée.

Pour coller une affiche, il faut utiliser de l’adhésif simple face, et en mettre dans les quatres coins suivant les diagonales, et non orthogonalement (dit autrement, seule une des extrémités du bout de scotch doit dépasser de l’affiche). Aussi, pensez à désafficher une fois l’événement fini.

Les grands événements

Pour les événéments comme le Gala, les InterQ/InterENS, il y a peu de choses qui changent à part les délais. Bien préparer la communication à l’avance, réfléchir et concevoir des affiches de qualité. On peut aussi utiliser le service de communication de l’École pour ce genre de grandes occasions. La Communication de l’École est très demandeuse de tout événement qui sort un peu de l’ordinaire (grands événements, événements culturels/scientifiques, ...). Si vous ne savez pas s’il est pertinent de s’adresser à eux, contacter d’abord le pôle Communication de la Fédération pour savoir si c’est pertinent et obtenir les contacts nécessaires.

Il arrive qu’on ait besoin de plaquettes de sponsoring. Il faut alors mettre en avant les points suivants : description de l’événément, budget prévisionnel, place des sponsors et bénéfice qu’ils peuvent en retirer.

Supplément d’information pour les responsables communications des associations

Ajout d’événements sur le site de la Fédération

Pour créer un événement sur l’agenda de la Fédé il faut se rendre à cette adresse : http://federation.ens-lyon.fr/backend/events/

Pour pouvoir y accéder il vous faut un compte. En tant que responsable communication de votre association vous devriez en disposer d’un, si ce n’est pas le cas contactez le pôle Communication de la Fédération. Une fois connecté, vous cliquez sur « événements » et vous remplissez les cases date, heure, lieu, description, organisateurs ; si besoin vous pouvez ajouter un lieu ou une association si ce n’est pas encore dans la liste simplement en l’écrivant dans la case correspondante et en cliquant sur « Add ... » qui se présentera juste au-dessous de la case. Vous pouvez mettre plusieurs associations en organisateurs, plusieurs lieux. Pensez à indiquer à quel public s’adresse l’événement, quel sont les tarifs, un contact pour toute question relative à l’événement. Dans une prochaine version du site, des champs seront ajoutés pour toutes ces informations. Validez le tout, et envoyez un petit mail au pôle Communication de la Fédération pour demander la validation de votre événement.

Notez que vous pourrez toujours modifier vos événements après, donc n’hésitez pas à les rentrer le plus tôt possible même s’il manque des informations. Cela permet de les inclure dans les diffs, et aux autres associations de savoir qu’un événement est déjà prévu à ce moment-là.

Description des Associations

Le site de la Fédération contient un onglet « Associations » où chaque association est décrite (c’est le texte qui figure également dans le bulletin de rentrée de la Fédération) avec un lien vers le site de l’association s’il existe ou un mail de contact.

De même, sur le site web institutionnel de l’École, dans la rubrique Campus, et sous l’onglet Associations, il y a une fiche pour chaque association avec une description, un mail de contact, un site internet, la composition du bureau...

Si vous voulez effectuer des changements sur l’une de ces deux pages (par exemple lors d’un changement de Bureau), indiquez la liste des changements à effectuer au pôle Communication de la Fédération.

Pour finir & Contacts

Pour finir, pensez à faire la communication pour vos événements le plus tôt possible. Enfin, voici un rappel des différents contacts utiles :

Fédération des Associations (http://federation.ens-lyon.fr) : federation@ens-lyon.fr.
Pôle Communication de la Fédération : communication.federation@ens-lyon.fr.
Communication de l’École : communication@ens-lyon.fr.
Bureau des Élèves (http://bde.ens-lyon.fr) : bde@ens-lyon.fr.
Association Sportive (http://as.ens-lyon.fr) : sport@ens-lyon.fr.
Service reprographie : docutech@ens-lyon.fr.
Tartine : tartine@ens-lyon.fr & redac.tartine@ens-lyon.fr.