Trésorerie et finances d'une association

Comptabilité

Avant toute chose, il est nécessaire d'identifier deux types de comptabilité :

• Une comptabilité de trésorerie (pour les petites associations) : elle se résume à ne noter dans les comptes que les encaissements (entrées d’argent) et les décaissements (sorties d’argent). Pour gérer ce type de comptabilité, un simple fichier Excel de gestion de trésorerie d’association (voire même un carnet) est suffisant. Il est dressé selon la chronologie des opérations ;
• Une comptabilité d’engagement (pour les plus grosses) : ici, il faut inscrire dans les comptes le moment où le débiteur s’engage à payer. Ainsi, chaque flux financier (entrée ou sortie) est comptabilisé dès l’édition de la facture. Cette comptabilité est obligatoire pour certains types d'associations.

Notons que généralement, les associations produisent un bilan de trésorerie pour le suivi des entrées/sorties d'argent de l'association. La trésorerie d'une association, si elle existe, est libre de tenir les comptabilité de l'association via les deux types mentionnés précédemment.

Les pièces comptables doivent être conservées pendant au moins dix années.

Obligation de tenir la trésorerie d'une association

Certaines associations ont cependant l'obligation de tenir une trésorerie. Elles sont recoupées parmi les suivantes (liste non-exhaustive) :

• Les associations qui reçoivent des dons ou des aides publiques annuelles supérieures à 153.000€ ;
• Les associations agréées ou d’utilité publique ;
• Les associations dont l’activité oblige à tenir une comptabilité (associations sportives ou associations de formation professionnelle par exemple) ;
• Les associations qui font appel à la générosité publique ;
• Les associations avec une activité économique soumise aux impôts commerciaux ;
• Les associations qui reçoivent une aide publique représentant plus de 50% de leur budget annuel ou plus de 75.000€ ;
• Les associations d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais ;
• Les associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté ;
• Les associations en redressement ou en liquidation judiciaire.

Certaines associations n'ont quand même pas de trésorerie, et font appel à un expert-comptable pour s'en occuper à leur place.

À la fin de son exercice, la trésorerie doit produire les documents suivants, présentés à l'Assemblée Générale :

• Le bilan ;
• Le compte de résultat ;
• Le budget prévisionnel

Documents utiles pour la gestion de trésorerie

Documents juridiques

Le trésorier de l'association doit avoir à sa disposition :

• La copie des statuts de l'association et du règlement intérieur, s'il y en a un,
• La liste des adhérents pour déterminer ceux qui sont à jour de leur cotisation,
• Les contrats en cours conclus par l'association : bail, téléphone, électricité...,
• Les notifications de subvention.

Documents comptables

Il faut remettre au trésorier de l'association :

• Le journal de banque : extraits de compte bancaire et carnets de chèques,
• L'inventaire des biens dont l'association est propriétaire : matériel et stocks,
• Le tableau des emprunt et des contrats de prêt.

Documents sociaux

Si l'association emploie des salariés, le trésorier de l'association doit se voir remettre :

• Les déclarations aux différents organismes sociaux,
• Le registre de médecine du travail,
• Le registre du personnel,
• L'état des congés payés ainsi que les feuilles de demandes acceptées,
• L'état du plan de formation,
• Les fiches de risques par poste de travail.

Il est recommandé d'avoir à sa disposition les procès-verbaux des mandats précédents.

Gestion des salaires

L'association dispose de diverses possibilités pour gérer les salaires :

• la gestion directe : l'association effectue l'ensemble des opérations (DPAE, contrat de travail, bulletins de salaires, déclarations et paiements des charges sociales, DSN, arrêt maladie, ...),
• l'utilisation du chèque emploi associatif : l'association reste l'employeur mais le travail administratif est simplifié, et les calculs sont faits par l'URSSAF. L'association se contente de payer le salaire net au salarié et de communiquer (par internet) les éléments de calculs à l'URSSAF qui prélève directement les cotisations,
• le recours à une association intermédiaire qui sera l'employeur et mettra à disposition la personne. Dans ce cas, une facture sera établie par l'association intermédiaire qu'il suffira de régler.

Gestion des subventions, partenariats, dons

L'association peut réaliser différentes demandes de subventions, notamment auprès de :

• Des collectivités locales (mairie, communauté de commune, conseil général, conseil régional),
• L'État et ses services déconcentrés (Direction régionale des Affaires culturelles (DRAC), Direction régionale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale (DRJSCS), Directions régionales de l'environnement, de l'aménagement et du logement (DREAL), ...), Ministère du Tourisme,
• Des structures parapubliques qui financent en fonction de thématiques qui leur sont propres (CAF, ANCV, DLA - France Active, ...)